CRM система для грузоперевозок

Сегодня мы бы хотели приоткрыть занавес перед первой публикацией и бета-тестированием нашей системы автоматизации документооборота для автомобильных грузоперевозок Cargo Weight или просто CW8. Рассказать о том, как мы к этому пришли и какой функционал сейчас проходит альфа-тестирование, чего ожидать и кому вообще это нужно.

 

Как все начиналось

Несколько лет назад мы достаточно активно ворвались в сферу автомобильных грузоперевозок, при работе и активном взаимодействии с целым рядом наших клиентов – небольших и крупных транспортных компаний.

В то время, мы помогали нашим партнерам разрабатывать и продвигать сайты, проводить ребрендинг, формировать отделы продаж и внедрять системы автоматизации работы с клиентами. В общем и целом, тогда наша задача стояла перед нами четко и ясно – создавать каналы привлечения новых клиентов, для транспортных компаний.

 

«Именно тогда, нам во всех красках открылся такой далекий от нас мир грузоперевозок – огромный и суровый рынок, исключительно специфический и консервативный»

 

Именно тогда, нам во всех красках открылся такой далекий от нас мир грузоперевозок – огромный и суровый рынок, исключительно специфический и консервативный. Рынок со своими законами и правилами, своей идеологией и принципами, собственной этикой и, конечно, со своими людьми, работающими годами и десятилетиями на этом рынке и в этой сфере.

 

Как все устроено

Работа с людьми, как бы это ни было странно, при такой механизации – оказался одним из основополагающих факторов во всем здесь.

Начиная с того, что в двух или более организациях, находящихся в разных городах страны, в которых работают логисты, которые в лучшем случае знают друг друга лишь по телефонным переговорам или деловой переписке, договариваются между собой о поставке груза.

Разумеется, как правило, каждому клиенту машина для реализации грузоперевозки нужна «здесь и сейчас» и каждый клиент считает, что сотни грузовых машин стоят и ждут именно этой погрузки, а не находятся в пути, например из Санкт-Петербурга в Калининград. В действительности же – это не так. И логисты с обеих сторон цепи поставки вынуждены оговаривать все условия, продумывая всю логистическую цепь, время и сроки, специфику каждой конкретной грузоперевозки – здесь и сейчас, полагаясь на собственный профессионализм, этику и деловую честность.

 

«Грузоперевозки достаточно серьезно контролируются целым рядом законов, а как следствие, обременены весомым пакетом сопроводительной документации – создание которой возлагается на логистов, менеджеров и бухгалтеров»

 

При всей своей кажущейся простоте и антураже «большой дороги» — сфера грузоперевозок является весьма строгой и серьезной деятельностью, с повышенной ответственностью и рисками.

Поэтому, грузоперевозки достаточно серьезно контролируются целым рядом законов, а как следствие, обременены весомым пакетом сопроводительной документации – создание которой возлагается на логистов, менеджеров и бухгалтеров.

Как устроена работа логиста:

1)        Из отдела продаж поступает запрос на перевозку груза

2)        Логист определяет необходимый транспорт для грузоперевозки

3)        Логист заключает Договор-заявку с клиентом о реализации грузоперевозки

4)        В случае если транспорт нанимается со стороны, Логист заключает Договор-заявку в перевозчиком (подрядчиком)

5)        Все стороны обмениваются факсимильно заключенными Договорами-заявками на транспортировку груза

6)        По факту выгрузки, водитель получает подтверждающий пакет документов (ТТН)

7)        Подтверждающие документы (ТТН) отправляются клиенту совместно с пакетом первичных и закрывающих бухгалтерских документов

И эта схема работы, с теми или иными нюансами и дополнениями, выполняется логистами неоднократно за день, а зачастую и параллельно по целому ряду рейсов, по абсолютно разным клиентам, с абсолютно разными водителями, перевозчиками и подрядчиками.

 

Столкновение продажи и логистики

Все это образует некий управляемый хаос, в котором задействовано довольно большое количество людей и со стороны клиента, и со стороны транспортной компании, и со стороны компании-перевозчика.

А как и в любом, хоть и управляемом, но хаосе – человеческий фактор играет критическую роль. Любая ошибка, каждый недочет – может привести к серьезным последствиям, а любые последствия в нашем мире измеряются финансовыми потерями.

Таким образом, работа направленная на создание потоков клиентов в транспортные компании, оборачивалась лобовым столкновением двух отделов – отделов продаж, которые стремились заполучить больше клиентов, и отделов логистики – для который каждый новый клиент превращал управляемый хаос в неуправляемый, что зачастую приводило к потерям, как финансовым, так и имиджевым.

 

«Работа же отделов логистики оставалась практически неавтоматизированной, а как следствие, перегруженной объемами работ смежных отделов их коллег»

 

По сути дела, при внедрении систем автоматизации работы с клиентами в отдел продаж – увеличивал темпы работы менеджеров по продажам, менеджеров по работе с клиентами и даже темпы работы бухгалтеров. Работа же отделов логистики оставалась практически неавтоматизированной, а как следствие, перегруженной объемами работ смежных отделов их коллег.

Существующие CRM и Saas системы для грузоперевозок

Уже в то время, рынок CRM и Saas систем начинал набирать обороты и полным ходом шел на поддержку отделам продаж, структурируя их работу, позволяя работать эффективнее, быстрее, успешнее.

Но в виду того, что большинство этих систем были нацелены на крупные компании и организации, либо были узконаправлены на отделы продаж, бухгалтерию, IT-компании и пр., их интеграция была по сути весьма трудоемкой, дорогостоящей и длительной перспективой для логистических и транспортных компаний.

Появлявшиеся же узконаправленные CRM системы и решения для логистических и транспортных компаний, по нашему, конечно же, субъективному мнению и опыту, не всегда отвечали необходимым требованиям – были высоконагруженными, требующими кропотливого внедрения и отдельного обучения.

 

«Они не были мобильны, многие из них не поддерживали удаленный доступ, а зачастую были просто переработками огромных бухгалтерских систем с перегруженным функционалом»

 

Практически все решения, которые дотошно нами перебирались – являлись, как минимум десктоповыми и не всегда отвечали современным требованиям и тенденциям рынка – они не были мобильны, многие из них не поддерживали удаленный доступ, а зачастую были просто переработками огромных бухгалтерских систем с перегруженным функционалом.

Поэтому, найти готовое решение, отвечающее требованиям и задачам, в частности небольших транспортных и транспортно-экспедиторских компаний – было практически невозможно. В связи с чем, мы стали задумываться о подготовке уникального решения, нацеленного на автоматизацию работы менеджеров по логистике в помощь небольшим, средним и даже крупным транспортным компаниям, транспортно-экспедиторским компаниям, перевозчикам и даже частным водителям.

 

Разбор задач

Перед собой мы поставили простую задачу – создать CRM систему для транспортных компаний.

При этом, отдавая отчет тому, как устроены основные массы транспортных компаний – основной функционал CRM системы для транспортных компаний – конечно же был заложен для менеджеров по логистике:

  • Автоматическая генерация договоров-заявок для клиентов и для перевозчиков
  • Управленческий учет грузоперевозок
  • Контроль дебиторской задолженности
  • Автоматическая генерация первичной бухгалтерской документации
  • Вспомогательные сервисы для контроля документооборота
  • Система учета нумерологии документации
  • Реестр грузоперевозок или сводная таблица всех рейсов, со всеми необходимыми данными для логистов

При этом стояла задача в оптимизации и повышении эффективности и скорости работы менеджеров по логистике.

Отдельное внимание мы уделили мобильности системы – планируя и закладывая ее таким образом, что бы доступ к системе был возможен из любой точки мира, с любого устройства, без необходимости устанавливать дополнительный функционал.

 

«стараясь создать CRM для грузоперевозок такой, что бы она была понятна практически сходу»

 

Особый акцент мы делали на простоте использования и простоте восприятия системы, стараясь создать CRM для грузоперевозок такой, что бы она была понятна практически сходу.

 

Решения

На сегодняшний день, CRM система для грузоперевозок CW8 будет интересна практически всем транспортным компаниям, работающим на российском рынке грузоперевозок, желающим повысить эффективность своей работы.

CRM система позволяет практически полностью автоматизировать всю работу с документооборотом, что приводит к повышению эффективности и скорости работы, более чем в 2-3 раза.

Автоматизация же большинства процессов, практически полностью исключает человеческий фактор в работе, а многочисленные вспомогательные базы с интуитивной памятью – исключают большинство ошибок.

Мобильность системы позволяет работать удаленно, ведя учет, генерируя и отправляя все документы онлайн, даже с мобильных телефонов и планшетов.

 

В ближайшее время

Уже совсем скоро мы подготовим официальный релиз и опубликуем уже готовую CRM системы для грузоперевозок.

Пока же, для желающих принять участие в бета-тестировании системы – просим всех вас обращаться по нашим контактным данным или на почту hello@l1t.ru — для всех участников бета-тестирования мы подготовим отдельные подарки и специальные предложения.

Похожие новости